HJB / 31.8.2013
Edellä oli jo puhetta postikirjoista. Heti alussa sain
ohjeen, että papereita ei saa repiä. Jos kirjeessä on sinistä mustetta, se on
toimitettava arkistoon. Tosin meillä oli Espalla ihan omakin arkisto. Oli iso
komero, johon säilytettäviä papereita vietiin. Minä sain melko aikaisin erään kaivosyhtiön
kirjeen, jossa kerrottiin heidän avaavan eräälle paikkakunnalle lähiaikoina
kaivoksen. Sen malmi kuljetetaan lähimmälle rikastamolle. Lisäksi toivottiin,
että tieto pysyy salaisena, kunne he sen julkistavat. Minä otin pyynnön
vakavasti ja raivasin omaan kaappiini tilan säilytettäville papereille. Vähitellen
niitä alkoi olla niin paljon, että löytäminen tuotti hankaluuksia. Tämä johti
ryhmittelyyn piireittäin. Ensin taisi olla vain kaprokit eli paperiarkki, jonka
välissä paperit olivat. Myöhemmin järjestin joka piirille oman hyllyn. Kun
jokin tie oli hoidettu, lähetin paperit arkistoon. Marjatta Berg kävikin aina
välillä kysymässä, onko jokin muistio minun arkistossa. Oli tyytyväinen kun paperit
löytyi nopeasti. Lopettaessani esikunnassa lähetin kaikki paperit hänelle. Hän
oli tyytyväinen, paitsi epäili, että kun hän jää eläkkeelle, niin kaikki
loppuu. Tarkastuksessa yritin aina välillä johtoa muistuttaa, että arkistointi
on lakisääteistä ja tärkeää.
Lähtevät kirjeet olivat useimmiten osastonkirjeitä. Etenkin,
jos ne sisälsivät päätöksen. Tiesuunnitteluosastolla näitä kirjeitä oli paljon.
Muistan eräänä vuonna kirjoittaneeni kirjeen, jonka numero oli 13000 ja risat. Osastopäällikkö
hyväksyi nämä kaikki. Lomilla asioita hoiti apulaisosastopäällikkö. Väin
Skogström niitä nimiä kirjoitteli. Meidän valmistelijoiden piti olla aina
valmiina tapaamiseen, jos hänellä oli kysyttävää. Hän nimittäin perehtyi noihin
13000 asiaan perusteellisesti. Hänen aikataulunsa oli sen tyyppinen, että
kutsut tulivat työajan rajapinnoissa eli kello 8.00, kello 11.15, kello 12.30
tai kello 16.00. Liukuvaa työaikaa ei ollut, joten ainakin silloin, kun jokin
paperi oli hänellä, piti työaikojan kanssa olla tarkkana. Muistan tapauksen,
jossa POP oli lähdössä Lappiin hiihtolomalle. Juna lähti kai noin kello 17.00,
joten hän lähti etuajassa hakemaan matkatavaroitaan. Eikö juuri silloin tullut
kutsu VS:n luo. Vastasin POP:n olevan nyt käymässä jossain, mutta yritän selvittää
asian. Niinpä soitin POP:n vuokranantajalle ja käskin POP:n tulla välittömästi
työpaikalle. Sieltä hän sitten saapui suksien kanssa ja kävi hoitamassa asian.
Toimistosta kirjeet lähtivät omana sarjanaan. Siihen kuului
ne päätökset, joihin yksiköllä oli valtuus sekä lausunnot erilaisista asioista.
Toimistolla ei ollut varsinaista päätäntävaltaa kovinkaan paljon, joten meillä
taisi riittää koko vuodelle noin 100–200 kirjettä. Sitten olivat vielä sisäiset
lausuntopyynnöt, muistiot ja muut epäviralliset kirjeet. Näistä käytettiin
nimitystä 0-kirjeet eli ne numeroitiin omaan sarjaansa (0/Ttö-15). Näitä
kirjeitä oli sitten taas enemmän. Aikanaan päätettiin rationalisoida ja tuo
0-kirjejärjestelmä lakkauttaa. Se johti siihen, että vastaavat paperit lähtivät
vain asiamerkinnällä ja allekirjoituksella, joka usein oli vain puumerkki.
Huomasin aika pian, että järjestelmä aiheutti saajalle
ongelman. Kun he vastasivat ko. kirjeeseen, joutuivat he viittauksen tekemään
mitä erilaisimmin keinoin. Niistä näkyi, että miettimiseen oli käytetty aikaa.
Minäpä otin käyttöön omissa kirjeissäni ihan oman numerosarjan (HJB-15). Tämä
helpotti vastaanottajan työtä. Takaisin päin alkoi tulla kirjeitä, joissa oli
viittaus tuohon omaan numerooni. Vastauksia tuli muualtakin kuin
vastaanottajalta, joten numerointi helpotti myös minun työtäni. Kun oli
tietokone jo silloin olemassa, niin tietenkin minulla oli rekisterikin olemassa.
Vuoden lopussa voi numeroista päätellä, paljonko olin kirjeitä kirjoittanut. Yleensä
niitä oli vähän päälle 200 omalla numerolla ja sitten ne viralliset paperit
vielä yksikön numerolla. Niitä taisin kirjoitella noin 100–150 vuosittain. Eli
lähes neljäsataa kirjettä vuosittain. Se on noin 2 joka työpäivä. Eivätkä ne
olleet mitään lomakkeita, vaan jokainen kirje oli uniikki, usein vielä
monisivuinen. Tosin sisältö saattoi olla kaavamainen. esimerkiksi tien parannushankkeista
kirjoitin yleensä ensin tarpeen kuvauksen teknisin tiedoin. Sitten vertasin
sitä koko maan tietoihin. Esimerkiksi sorateiden päällystämistä koskevissa aloitteissa
saatoin vain lyhyesti todeta, että maassa on 20000 vilkkaammin liikennöityä
soratietä ja niitä päällystetään vuosittain noin 100 km. Lopuksi vielä maininta
siitä, miten hanke sijoittuu ohjelmiin tai tavoitteisiin.
HJB / 31.8.2013
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti